Bazı büyük firmalar, hâlâ belgelerde ıslak imza talep etmekte ve bu, benim için son birkaç yılda sürekli bir sorun hâline gelmişti. İş akışım şu şekildeydi:
PDF dosyasını içeren e-postayı açıyorum.
Dosyayı bilgisayarıma indiriyorum.
Eski dostum HP LaserJet 1020 ile çıktısını alıyorum.
Kalemle imzamı atıyorum.
Belgeyi tarayıcıyla ya da telefonumun kamerasını ve Google Drive uygulamasını kullanarak dijitalleştiriyorum.
Bunu ayda bir kez yapmak sorun teşkil etmese de, haftalık bir rutin hâline gelince, sürecin büyük ölçüde zaman kaybına ve gereksiz kağıt tüketimine yol açtığını fark ettim. Alternatif bir çözüm olarak, bu işlemi doğrudan dijital ortamda gerçekleştirmeye karar verdim.
PDF’yi Elektronik ve Dijital Olarak İmzalama Arasındaki Fark
Bu yazıda, PDF dosyalarına elektronik imza ekleme konusuna değineceğim. Burada bahsettiğim yöntem, aslında bir belge üzerine atılmış ıslak imzanın dijital görüntüsünü eklemekten ibaret. Ancak, bunun dijital imza ile karıştırılmaması gerekiyor. Dijital imza, özel bir şifreleme yöntemiyle oluşturulur ve belgeye doğrulama anahtarları eklenir.
Adobe Reader Kullanarak Belgeye İmza Eklemek
PDF belgelerine şeffaf bir PNG imzası eklemek artık oldukça kolay. Adobe Reader, bu işlemi gerçekleştirmek için yeterli gibi görünüyor, değil mi?
Ben de öyle düşündüm ve kendi imzamı yüksek kaliteli bir PNG olarak Adobe Reader üzerinden PDF’e ekledim. Ardından, MacOS’un yazdırma işlevini kullanarak bu belgeyi tekrar PDF olarak kaydettim ve e-posta ile gönderdim. Ancak, belgeyi talep eden şirket bunu kabul etmedi.
Bunun sebebi, Adobe Reader’ın belgeyi rasterleştirmemesi ve bu sayede elektronik imzanın kolayca fark edilebilmesiydi. Birçok şirket için bu bir sorun teşkil etmese de, ilgili firma için yeterli güvenlik sağlamadığı anlaşıldı. Sürekli tekrarlamam gereken bir işlem olduğu için farklı bir çözüm arayışına girdim.
Tarayıcı Efekti Uygulamak İçin En İyi Araçlar
Belgelere tarayıcı efekti eklemek için farklı yöntemler mevcut. Bu işlem, her PDF sayfasının bir görüntüye dönüştürülmesi, üzerine gürültü ve bazı bozulmalar eklenmesi ve ardından tekrar PDF formatına çevrilmesi şeklinde gerçekleşir.
Bunu Photoshop veya GIMP gibi yazılımlarla manuel olarak yapmak mümkün olsa da, zaman alan ve pratik olmayan bir yöntemdir. Alternatif olarak, bazı bulut tabanlı hizmetler bu işlemi otomatik olarak gerçekleştirebilmektedir. Ben de Google aramalarında en üst sıralarda çıkan dört farklı aracı test ettim.
ScanYourPDF
Bu araç, 10 sayfadan uzun belgeleri işleyemediği için 11 sayfalık dosyamı yükleyemedim. Daha küçük boyutlu dosyada yaptığım testte ise sonuçlar pek tatmin edici değildi.
Kalite kabul edilebilir seviyede olsa da, benim ihtiyacım için yetersiz kaldı.
İlk sayfanın tamamen boş olarak görünmesi gibi bir hata ile karşılaştım. (Testi birkaç gün sonra tekrar yaptığımda, aynı hatayı gözlemledim.)
Araç tarafından eklenen yapay efektler bazen fazla belirgin olabiliyor.
MakeScanned
Bu hizmeti tam anlamıyla kullanabilmek için kayıt olmanız gerekiyor. Ücretsiz sürümde yalnızca tek bir sayfayı indirmenize izin veriliyor.
Belgeye eklediği koyu arka plan, görselliği bozabiliyor.
Kalite açısından ortalama bir performans sergiliyor.
PDFDoctor
Bu aracı farklı ayarlarda defalarca test ettim ancak sonuç her seferinde aynıydı:
Siyah-beyaz ve orta kalite seçeneklerinde bile çıktı çok gürültülüydü.
Belgede fazla sayıda istenmeyen efekt oluştu.
Sonuç olarak, PDFDoctor en düşük puanı alan araç oldu.
Bir Belgeyi veya Görseli Tarayıcı ile Taratılmış Gibi Göstermek
Bir belgenin ya da resmin taranmış gibi görünmesini sağlamak için şu adımları izleyebilirsiniz:
- Sayfanın fotoğrafını çekip Photoshop veya benzeri bir programda açın.
- Daha belirgin bir tarama efekti elde etmek için kontrast ayarlarını düzeyler panelinden yapın.
- Perspektif çarpıtma ve döndürme araçları ile belgeyi hizalayarak düzleştirin.
- Dosyayı kaydedin.
Evde Belgeleri Taramak İçin Ne Yapılmalı?
Belgenizi tarayıcıya yerleştirin ve “Tara” seçeneğine basın. Eğer iOS cihaz kullanıyorsanız, Notlar uygulamasını açıp kamera simgesine dokunarak “Belgeleri Tara” seçeneğini seçebilirsiniz. Ardından kameranızı belgeye yönlendirerek tarama işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Android kullanıcıları ise Google Drive uygulamasını açarak “+” simgesine tıklayıp “Tara”yı seçerek işlemi tamamlayabilir.
Bir Belgeyi Uzak Mesafeden Taramak Mümkün mü?
Mobil tarama uygulamaları sayesinde, telefonunuzu kullanarak herhangi bir belgeyi kolayca tarayabilir ve birkaç dokunuşla PDF formatına dönüştürebilirsiniz. Dijital tarama, özellikle uzaktan çalışan ekipler için büyük bir avantaj sunar.
Profesyonel Bir Belge Tarama İşlemi Nasıl Yapılır?
En iyi tarama sonuçlarını almak için belgelerinizi önceden düzenlemeniz önemlidir. Taramadan önce belgelerdeki ataçları, zımbaları veya yapışkan notları çıkarmak süreci daha verimli hale getirir. Ayrıca, belgeleri doğru sıraya koyarak düzenli bir dijital arşiv oluşturabilirsiniz.
Taranmış Belgeler Hangi Dosya Formatında Olur?
PDF, taranan belgelerin en yaygın kullanılan dosya biçimlerinden biridir ve çoğu durumda tercih edilen formattır.
Taranmış Bir PDF’in Görüntü Kalitesi Nasıl Artırılır?
Bir PDF belgesinin netliğini artırmanın en basit ve etkili yolu, orijinal belgeyi yeniden taramaktır. Sayfaların bulanık görünmesi genellikle cihazın hareket etmesi veya tarama camının kirli olması gibi nedenlerden kaynaklanır. Bu tür hatalar, sonradan yapılan düzenlemelerle tam olarak giderilemeyebilir.
Taramak Yerine Fotoğraf Çekmek Doğru mu?
Belge tarama işlemi, daha net ve doğru bir görüntü sağlar. Ancak bazen bir belgenin sadece hızlıca dijital ortama aktarılması gerekiyorsa, akıllı telefon kamerası ile fotoğraf çekmek daha pratik bir alternatif olabilir. Tercih, ihtiyaca ve dijitalleştirme sürecindeki beklentilere bağlıdır.
Belge Tarayıcıları Nasıl Çalışır?
Tarayıcılar, belge veya nesne üzerine ışık yansıtarak çalışır. Bu ışık, aynalar ve lensler yardımıyla tarayıcının ışığa duyarlı bileşenlerine yönlendirilir. Sonrasında, bu bilgiler elektronik veriye çevrilerek dijital bir kopya oluşturulur.
Uzaktan Tarama Ne Anlama Gelir?
Uzaktan tarama, bir bilgisayara bağlı olmayan bir belgeyi dijital ortama aktarmayı sağlayan bir teknolojidir. Genellikle bulut sistemleri ile entegre çalışarak belgeleri uzaktan tarayıp kaydetme imkanı sunar.
RemoteScan Sistemi Nasıl Çalışır?
RemoteScan, tarayıcı cihazlarını Terminal Server, Microsoft Azure, Citrix veya VMware gibi sanal ortamlara bağlayarak belge tarama sürecini bulut tabanlı hale getirir. Bu sayede, belgeleri farklı platformlarda güvenli bir şekilde arşivlemek mümkün olur.
Belge Tarama İşinin Tanımı Nedir?
Belge tarama işi, fiziksel evrakların taranarak dijital dosyalara dönüştürülmesi sürecini kapsar. Bu süreçte, belgelerin doğru bir şekilde arşivlenmesi ve belirlenen protokollere uygun olarak işlenmesi gerekir. Aynı zamanda, dijital dosyalama süreçlerini iyileştirmek için proaktif bir yaklaşım benimsemek önemlidir.
En Hızlı Belge Tarama Yöntemi Hangisidir?
Clear Scan gibi mobil uygulamalar, metin veya resimleri hızlı bir şekilde tarayarak PDF formatına dönüştürebilir. Bu tür uygulamalar, otomatik kenar algılama özelliği sayesinde belgelerin eğik görünmesini önler. Ayrıca, taranan dosyalar doğrudan Google Drive veya Dropbox gibi bulut depolama hizmetlerine yüklenebilir.
Taranmış Belgeler ile PDF Aynı Şey mi?
Bir tarayıcı, belgenin birebir dijital görüntüsünü oluşturur, ancak içindeki metni analiz edip yeniden yapılandırmaz. Bu taranmış görüntü daha sonra PDF formatına çevrilerek dijital ortamda saklanır. Bu nedenle, taranan PDF belgeleri, bir kelime işlemciyle oluşturulmuş PDF’lerden farklıdır.
JPEG mi, PDF mi Daha Kaliteli?
PDF formatı genellikle daha yüksek kalitede sonuç verir. JPEG formatı ise görüntüleri sıkıştırarak kaydettiği için kalite kaybına neden olabilir. Eğer belgelerinizin uzun vadeli saklanmasını ve net kalmasını istiyorsanız, PDF formatını tercih etmek daha doğru olacaktır.
Tarama Sonrasında Belgelerinizin Daha İyi Görünmesini Nasıl Sağlarsınız?
Tarama düzenleme araçları ile aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:
Belgenin renk dengesini ve kontrastını ayarlayarak daha iyi görünmesini sağlayın.
Küçük lekeleri veya kırışıklıkları temizleyerek taramayı iyileştirin.
Sayfanın eğik veya kaymış bölümlerini düzelterek daha düzenli hale getirin.
Eğer tarama sırasında elleriniz belgeyi engellediyse, bu bölümleri kırpın.
Neden Belgelere Tarayıcı Efekti Uygulamalıyız?
Güvenilirlik: Taranmış belgeler, özellikle sözleşmeler ve resmi formlar için daha güvenilir bir izlenim bırakır.
Kurumsal Gereklilikler: Bazı kurumlar, elle imzalanmış ve taranmış görünümlü belgeler talep eder.
Güvenlik: Tarama efekti, belge üzerinde değişiklik yapılmasını zorlaştırarak ek bir güvenlik katmanı sağlar.
Profesyonellik: Taranmış belgelerin karakteristik dokusu, profesyonel ve özgün bir görünüm kazandırır.
Kullanılabilecek Başka Araçlar Neler
Belgelere tarayıcı efekti uygulamak için çeşitli araçlar mevcuttur:
Look Scanned: PDF, görüntü, DOCX, PPTX, Excel, Markdown, HTML ve TXT dosyalarını gerçekçi taranmış belgelere dönüştüren kullanımı kolay bir web aracıdır.
OnlineCamScanner: Belge fotoğraflarını taranmış gibi göstermek için çevrimiçi bir araçtır. Fotoğraf yükleme, kırpma, ayarlama ve indirme gibi adımlarla çalışır.
Görüntü İşleme Programları: Photoshop veya GIMP gibi programlarla tarama efektleri uygulanabilir, ancak teknik bilgi gerektirir.
Fiziksel Tarama: Eğer yazıcı ve tarayıcınız varsa, belgeyi basıp tarayabilirsiniz.
Look Scanned Kullanımı
Look Scanned aracıyla belgelere tarayıcı efekti uygulamak için şu adımları izleyebilirsiniz:
- Web Sitesine Erişim: Tarayıcınızdan lookscanned.io adresine gidin.
- Dosya Yükleme: Belgenizi yükleyin. Desteklenen dosya formatları arasında PDF, JPG, PNG, DOCX, PPTX, Excel, HTML, Markdown ve TXT bulunur.
- Ayarları Özelleştirme: Renk seçeneği, kenar boşlukları, eğim, parlaklık ve kontrast gibi ayarları yaparak gerçekçi bir tarama görünümü elde edin.
- Önizleme: Gerçek zamanlı önizleme ile sonucu kontrol edin.
- İndirme: Dönüştürülen belgeyi indirin.
En İyi Sonuçlar İçin İpuçları
Efektlerde Ölçülü Olun: İnandırıcılığı korumak için yumuşatma ve doku efektlerini abartmayın.
İnce Eğim Ayarı: Hafif bir eğim, belgeye daha gerçekçi bir görünüm kazandırır.
Bu yöntemler ve araçlar sayesinde, dijital belgelerinize taranmış bir görünüm kazandırarak profesyonel ve güvenilir bir izlenim oluşturabilirsiniz.
