Yasal Zorunluluklar ve Saklama Rehberi
Evrak saklama, işletmelerin ve bireylerin yasal yükümlülüklerini yerine getirirken önemli bir rol oynar. Çoğu zaman belgeler, arşivlenerek saklanır ve gelecekteki denetimler, talepler ya da hukuki süreçlerde kullanılmak üzere muhafaza edilir. Ancak, dijitalleşen dünyada, belgelerin dijital ortamda saklanması, geleneksel evrak saklamaya göre daha verimli ve güvenli bir çözüm sunuyor. Peki, dijitalleştirilmiş belgeler hala saklanmalı mı? İmha edilebilir mi? Evrakların saklanma süreleri nelerdir? Saklanması zorunlu belgeler nelerdir? Bu makalede, evrak saklama sürelerine dair tüm merak edilenleri, dijitalleştirilmiş belgelerin yasal durumunu ve saklanması gereken belgelerin kapsamını ayrıntılı şekilde inceleyeceğiz.
Evrak Saklama Süreleri
Türkiye’deki yasal düzenlemelere göre, her türlü evrak ve belgenin saklanma süreleri belirli kurallara tabidir. Bu süreler, hem vergi düzenlemeleri hem de iş güvenliği ve hukuki denetimlerle ilgilidir. İşte en sık karşılaşılan evrak türlerinin saklama süreleri:
1- Ticari Defter ve Belgeler
Saklama Süresi: 10 yıl
Açıklama: Ticaret hayatında kullanılan defterler, faturalar ve diğer ticari belgeler, Türk Ticaret Kanunu’na göre, 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bu süre, olası ticari davalarda kanıt niteliği taşıyan belgelerin korunmasını sağlar.
2- Vergi Beyannameleri ve İlgili Belgeler
Saklama Süresi: 5 yıl
Açıklama: Vergi Usul Kanunu’na göre, vergi beyannameleri ve ilgili belgeler, vergi denetimlerinin yapılabilmesi için 5 yıl süreyle saklanmalıdır.
3- Sosyal Güvenlik Kayıtları
Saklama Süresi: 10 yıl
Açıklama: İşverenlerin, çalışanlarının sosyal güvenlik bilgileri ve sigorta prim kayıtlarını 10 yıl boyunca saklaması gerekmektedir. Bu, işçi hakları ve denetim süreçleri için önemlidir.
4- Personel Özlük Dosyaları
Saklama Süresi: 10 yıl
Açıklama: İşverenler, personel özlük dosyalarını çalışan işten ayrıldıktan sonra 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.
5- Faturalar
Saklama Süresi: 10 yıl
Açıklama: Faturalar, düzenlendikleri tarihten itibaren 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Vergi ve ticaret düzenlemeleri açısından bu süre, gereklidir.
6- Çek ve Senetler
Saklama Süresi: 10 yıl
Açıklama: Çek ve senetler, vade tarihlerinden itibaren 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu süre, finansal denetimler ve olası hukuki talepler için gereklidir.
7- Taşınmazlara İlişkin Belgeler
Saklama Süresi: 20 yıl
Açıklama: Taşınmaz mal alım-satım sözleşmeleri ve tapu belgeleri, mülkiyet hakkı korunması açısından 20 yıl süreyle saklanmalıdır.
Evrakların saklanma süreleri nelerdir sorusuna cevap bulduğumuza göre şimdide dijitalleştirilmesi halinde imha edilebilir mi sorusuna geçebiliriz.
Dijitalleştirilen Belgeler İmha Edilebilir mi?
Dijitalleşen dünyada, evrakların fiziksel olarak saklanması giderek daha az tercih edilir hale gelmektedir. Ancak, dijitalleştirilmiş belgelerin imha edilip edilemeyeceği konusu hala tartışmalıdır.
Yasal Durum ve Dijital Belgelerin Saklanması
Dijitalleştirilen belgelerin, yasal evrakların saklanma süreleri ile geçerli olduğu unutulmamalıdır. Yani, dijitalleştirilen bir belge, aynı fiziksel belge gibi saklanmak zorundadır. Ancak, belirli koşullar altında dijital belgelerin imhası mümkündür:
Fiziksel Belge İmhası: Fiziksel belgeler dijital ortamda saklanıyorsa, bu belgeler yasal sürelerin tamamlanmasının ardından imha edilebilir. Dijital belgeler, ilgili kanunlarla uyumlu bir şekilde saklanmalıdır.
Dijital Kayıtların Geçerliliği: Dijital kayıtların geçerliliği, orijinal belgeyi temsil etmesi koşuluyla sağlanır. Yani, dijitalleştirilen belgeler, imha edilmeden önce saklama süreleri boyunca aynı şekilde geçerli olacaktır.
Yasal Zorunluluklar ve Dijital Arşiv
Dijital arşivlerin yasal olarak kabul edilebilmesi için belirli standartlara uyulması gerekmektedir. Bu nedenle, dijitalleştirilen belgelerin yalnızca saklama süreleri boyunca değil, aynı zamanda doğru formatta ve güvenli bir ortamda muhafaza edilmesi gereklidir.
Saklaması Zorunlu Evrak Listesi
Bazı belgeler, yasal düzenlemeler gereği saklanması zorunlu olan evraklardır. Bu belgeler arasında finansal belgelerden işyeri kayıtlarına kadar çeşitli dokümanlar yer almaktadır:
- Ticari Defterler ve Kayıtlar
- Vergi Beyannameleri ve İlgili Belgeler
- Sosyal Güvenlik Kayıtları
- İşe Giriş ve İşten Ayrılış Bildirgeleri
- Faturalar ve Mali Kayıtlar
- Sözleşmeler ve Anlaşmalar
- Taşınmaz Mal Kayıtları
Evrakların saklanması, dijitalleştirilmesi ve imha edilmesi konusunda belirli yasal düzenlemeler bulunmaktadır.
Her işletme ve birey, kendi faaliyet alanına uygun şekilde belgeleri dijitalleştirerek, yasal süreler içinde saklamak zorundadır.
Yasal düzenlemelere uyum sağlamak, sadece yasal zorunlulukları yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda veri güvenliği ve iş verimliliğini de artırır.
Merak ettiğiniz soru ve cevaplar
Belgelerin uzun süre fiziksel olarak saklanması için en iyi koşullar nelerdir?
Cevap: Belgelerin fiziksel olarak uzun süre saklanması için kuru ve serin bir ortam tercih edilmelidir. Nem ve sıcaklık dalgalanmaları kağıtların bozulmasına neden olabilir. Arşiv kutuları veya asitsiz dosya kağıtları kullanılarak belgeler korunabilir. Ayrıca, doğrudan güneş ışığından kaçınılmalıdır.
Elektronik belgelerin orijinalliği nasıl kanıtlanır?
Cevap: Elektronik belgelerin orijinalliği, elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak kanıtlanabilir. Türkiye’de 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre, elektronik imza ile imzalanan belgeler hukuki olarak geçerlidir.
Evrak kaybolursa veya yanlışlıkla imha edilirse ne yapılmalıdır?
Cevap: Böyle bir durumda, kayıp veya imha edilen belgenin niteliğine bağlı olarak ilgili kurumlardan veya taraflardan yeni bir kopya talep edilebilir. Örneğin, fatura gibi belgeler için karşı tarafla iletişime geçerek ikinci nüsha talep edilebilir. Hukuki durumlarda kayıp belgenin noter tasdikli sureti gerekebilir.
Dijitalleştirilen belgelerin hangi standartlara uygun olması gerekir?
Cevap: Dijitalleştirilen belgeler, ISO 19005 (PDF/A formatı) gibi uzun süreli arşivleme için uygun standartlarda olmalıdır. Ayrıca, tarama sırasında yeterli çözünürlük ve renk doğruluğu sağlanmalıdır.
Belgelerin saklama süresinin dolduğuna nasıl karar verilir?
Cevap: Belgelerin saklama süresi, ilgili yasal düzenlemelere göre belirlenir. Vergi beyannameleri için 5 yıl, ticari defterler için 10 yıl gibi süreler geçerlidir. Saklama süresi dolduktan sonra belgeler imha edilebilir, ancak bu işlem belgelerin türüne göre yasalara uygun şekilde yapılmalıdır.
Dijital belgeler güvenli bir şekilde nasıl imha edilir?
Cevap: Dijital belgeler, güvenli bir şekilde imha edilmelidir. Bunun için veri yok etme yazılımları kullanılabilir. Ayrıca, sabit diskler gibi fiziksel depolama cihazları, fiziksel olarak parçalanarak geri dönüşü olmayacak şekilde yok edilmelidir.
Belgelerin yasal saklama süresi dolduktan sonra imha edilmesi zorunlu mudur?
Cevap: Belgelerin saklama süresi dolduğunda imha edilmesi zorunlu değildir, ancak saklanması işletme için maliyetli hale gelebilir. Yasal yükümlülük sona erdiğinde belgeler işletmenin kendi inisiyatifiyle imha edilebilir.
Dijital arşivleme sistemleri nasıl seçilmelidir?
Cevap: Dijital arşivleme sistemi seçerken, belgelerin hacmi, erişim sıklığı ve güvenlik ihtiyaçları dikkate alınmalıdır. Ayrıca, kullanıcı dostu bir arayüz, entegrasyon özellikleri ve veri kurtarma çözümleri sunan sistemler tercih edilmelidir.
Kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi zorunlu mudur?
Cevap: Türkiye’de kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi zorunlu değildir, ancak dijitalleştirme, belge saklama ve erişim süreçlerini kolaylaştırır. Dijitalleşme, fiziksel depolama alanını azaltır ve belgelerin kolayca paylaşılmasını sağlar.
Elektronik arşivleme ile fiziksel arşivleme arasında nasıl bir fark vardır?
Cevap: Elektronik arşivleme, belgelerin dijital ortamda saklanmasını ve kolay erişilebilir olmasını sağlar. Fiziksel arşivleme ise kağıt belgelerin fiziksel bir ortamda saklanmasını ifade eder. Elektronik arşivleme daha az yer kaplar, ancak yeterli veri güvenliği sağlanmalıdır.
